Le rôle des personnes de permanences

 

Un des fondements de notre groupe est la solidarité, sans cela, point d’existence. Vous vous êtes engagés contractuellement à effectuer 4 permanences par an. Pour une distribution optimisée, il faut 4 personnes (dont une référente).

Nombre d’entre vous nous ont posé des question sur ce qui est attendu précisément de la participation de chacun.

Voilà la fiche de poste qui a été rédigée pour la référente de permanence (chef d’orchestre !) afin, avec votre aide, d’organiser des distributions super efficaces tout en restant conviviales !

REFERENTE DE PERMANENCE

Objectif : Organiser au mieux la distribution

MISE EN PLACE DE LA DISTRIBUTION

  • Etre à l’heure (17h45 en hiver et 18h15 en été)
  • Demander les clés à Thierry ou Virginie (dans leur camion)
  • Installer les tables
  • Sortir nappes, gants, tabliers et pochette « Ventes spéciales » de l’armoire
  • Récupérer les feuilles de distribution et feuilles de permanence auprès de Christine (
NB : Les feuilles sont préparées dans le Drive par Christine avant le 15 du mois pour le mois suivant, à imprimer par Laurence et à mettre dans le classeur.)
  • Répartir les différentes tâches entre les permanents
  • Expliquer si besoin le fonctionnement des permanences aux nouveaux adhérents

PENDANT LA DISTRIBUTION

  • Informer, renseigner les visiteurs
  • Veiller aux emballages.
  • Veiller au remplissage des feuilles de distribution (indiquer en haut à droite les noms des personnes ayant réellement fait la permanence : Christine indique leur nom en vert dans le Drive)
  • Mettre à jour le planning de permanence en notant la présence ou l’absence des permanents.
  • Demander des bénévoles pour les permanences suivantes dans les moments calmes
  • ¼ d’heure avant la fin de la distribution, pointer les paniers non pris (peut appeler les retardataires)
  • Repérer les retardataires récurrents
  • Récupérer le produit des « Ventes spéciales »de certains produits (ex soupe d’Antony)

FIN DE LA DISTRIBUTION

  • Prendre en photo cette feuille en fin de distribution pour mise à jour sur le drive.
  • Ranger les feuilles et pochette « Ventes spéciales »dans l’armoire
  • Récupérer et ranger nappes, gants et tabliers dans l’armoire
  • Nettoyer et ranger les tables
  • Balayer et évacuer les déchets
  • Fermer l’armoire à clé et la porte d’accès, éteindre les lumières le cas échéant.
  • Rendre les clés à Thierry ou Virginie

APRES LA DISTRIBUTION

  • Mettre à jour la feuille de permanences sur le drive.
(Présents du jour et nouveaux engagements)
  • Dispatch des documents récoltés pendant la distribution auprès des référentes concernées (nouveaux contrats, paiements …)